Management Assistant | Personal Assistant | Planning...

Bur.o Recruitment assisteert exclusief in de rekrutering van een 'Personal Assistant' voor de bestuurder en het management, dit voor een fantastisch bedrijf, een zeer innovatieve klant van Bur.o.

Wij zoeken een organisatorisch sterk talent dat voldoening haalt uit het correct ondersteunen van het management. Je zal een heel gevarieerde job uitoefenen doordat je zal ondersteunen in een breed scala aan taken over verschillende (sub) divisies heen.

Takenpakket:

• E-mail- en mailboxbeheer: je volgt verschillende leads op.
• Kwaliteitscontrole bij onboarding van klanten: Je volgt de correcte ingave van de informatie van nieuwe klanten in het bedrijfseigen Crm-systeem.
• Dossierplanning: Voorbereiding van de planning van de lopende dossiers van de teammanagers. Coördinatie en ondersteuning van de dossierplanning voor verschillende subteams. Je volgt ook de werkdruk op binnen de verschillende subteams.
• Agenda beheer interne besprekingen: Vastleggen agenda verschillende interne besprekingen zoals projectleidersoverleg, teamleidersoverleg, officemanagement en commercieel management. Het beheren en bepalen agenda's. Voorbereiding powerpointpresentaties op basis van verschillende input. Algemene opvolging taken en afspraken.
• Management van het supportteam: Je ondersteunt het supportteam en volgt verschillende taken op.
• Opvolging cijfers: Je volgt de verschillende subteams op inzake begroting en cijfers, opvolging van de individuele begroting medewerkers, opvolgen van de punteringen.
• Administratieve ondersteuning: Financiële opvolging van bepaalde afdelingen zoals facturatie, opvolgen huur en betalingen en uitvoeren betalingen. Allerhande administratieve ondersteuning.

Aanbod:

• Een loonpakket-op-maat: een brutoloon volgens ervaring met tal van extralegale voordelen.
• Een hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Maaltijdcheques van €8.
• Een cafetariaplan bekend als een flexibel inkomen plan, concreet betekent dit dat je verschillende voordelen kan kiezen die minder zwaar belast worden dan een eindejaarspremie. De diverse mogelijkheden zijn onderverdeeld in de clusters multimedia, mobiliteit, social benefits, work-life en bedrijfscultuur.
• Hier kan je rekenen op een file vrije moderne en heel fijne werkomgeving met speciale aandacht voor ergonomie en samenwerking.
• Flexibele werktijden en home office-policy: stamtijden tussen 10u en 16u, zodat je je eigen agenda in functie van werkdruk en de work-life balans efficiënt kan inplannen; mits goeie communicatie kan je hier vrij je agenda inplannen.
• Ondernemerschap wordt hier aangemoedigd, je kan hierdoor jouw loopbaan in handen nemen.
• Naast de nodige inspanningen worden hier ook voldoende ontspanningsmogelijkheden voorzien: een dartbord, pingpongtafel, een ritje met de fiets met collega’s, een wandeling of simpelweg een kaartje leggen over de middag en de vrijdag: een toogmomentje voor de collega’s die dat wensen!
• Jaarlijks wordt er door het feest-comité een nieuwjaarsfeest georganiseerd met alle collega’s in Vlaanderen, kan je mee op ski-reis of deelnemen aan een kantoorweekend met de collega’s. Dit alles ter bevordering van het vertrouwen en de samenwerking tussen alle collega’s onderling.

Wensen:

• Je hebt een werk- en denk niveau op Bachelor of Masterniveau.
• Je kan minimum 5 jaar werkervaring voorleggen in een gelijkaardige rol als Personal Assistant, Management Assistant of Directiesecretaresse.
• Bij voorkeur werkte je voor een groter bedrijf of bureau, met verschillende subdivisies.
• Je bent organisatorisch sterk en beschikt over een helikopterview.
• Je haalt voldoening uit een strakke organisatie en ondersteuning van het management.
• Cijfermatig sterk om een correcte financiële opvolging te kunnen bieden.
• Je bent IT-vaardig, service-minded en klantgericht.
• Je woont in de regio Ieper, dit is een absolute must.