Support administratif Property Management

A propos de Vicinity 

Chez Vicinity, notre mission est de fournir des logements locatifs de haute qualité, durables et abordables pour tous. Nous concevons, développons et gérons des projets résidentiels innovants, et nous visons à simplifier la vie de nos locataires grâce à la digitalisation et à une offre de services adaptés. 

Notre approche d’investissement repose sur trois priorités : accessibilité financière, durabilité et mobilité. Avec une équipe engagée et expérimentée, nous assurons une gestion efficace de notre fonds et de nos propriétés, offrant des résultats solides à nos investisseurs. 

Vicinity gère actuellement plus de 1.000 logements (opérationnels ou en développement) à Bruxelles, Liège et Anvers. Pour renforcer notre équipe de Property management et contribuer à notre croissance, nous recherchons un (e) Support Administratif Property Management. 

Vicinity Affordable Housing Fund est un fonds immobilier réglementé en Belgique (GVBF/FIIS) approuvé par la FSMA. 

LOCALISATION 

Nous sommes situés à Watermael-Boitsfort, 1170 Bruxelles. 

TYPE DE CONTRAT

Employé (e) 

DEBUT

Immédiatement 

MISSION  

En tant que Support Administratif Property Management, vous assurez un support administratif et opérationnel efficace aux activités de gestion immobilière, en étant le premier point de contact pour les locataires et les candidats locataires. L'objectif est de garantir une expérience de service et de support aux locataires et futurs locataires. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le commercial en charge de la mise en location ainsi qu’avec les équipes de Property Management et de gestion technique. 

RESPONSABILITÉS

1. Support administratif à la mise en location 

• Envoyer aux candidats locataires le dossier de candidature. 
• Rédiger et coordonner la signature du bail en collaboration avec le commercial en charge de la location.  
• Coordonner la gestion des garanties locatives. 
• Enregistrer le bail auprès des autorités compétentes. 
• Enregistrer toutes les données et informations nécessaires au suivi du locataire dans l’outil de gestion (Asana/YouRent).  
• Suivre le tableau de renouvellement de bail et fournir un reporting au service de commercialisation des biens.  

2. Support administratif à la gestion quotidienne des biens  

• Assurer l’assistance téléphonique et de première ligne (e-mails, tickets et demandes via la plateforme de gestion) face aux problèmes rencontrés par les locataires. 
• Être le premier point de contact pour toute question administrative ou technique avant la transmission vers l'équipe concernée. 
• Collaborer avec l’équipe Property Management et les gestionnaires techniques sur le suivi des problèmes techniques survenant dans les immeubles.  

3. Coordination, documentation et support au département: 

• Maintenir une base de données locative à jour (documents légaux, certificats, contrats). 
• Assurer le classement et l'archivage numérique des documents pour garantir une bonne gestion de la base d’information et de données.  
• Soutenir l’équipe et le Head of Property Management dans la préparation des rapports, suivis budgétaires, autres tâches administratives, gestion des rendez-vous. 
• Envoyer des courriers type (locataire, fournisseur, etc) 
• Vérifier l’ONSS et la TVA des fournisseurs  
• Gérer les bons de commande 

4. Back up au sein de l’équipe Property Management 

Assurer les fonctions de back-up (Property Management, commercial, permanence, …) afin d’offrir la meilleure expérience à nos locataires et candidats locataires en cas d’absence d’un collègue, comme les autres membres de l’équipe. 

PROFIL RECHERCHÉ

1. Expérience 

• Formation ou expérience en administration, immobilier ou équivalent. 
• Une expérience dans un rôle similaire ou en service client de minimum 2 ans est un atout. 

2. Compétences interpersonnelles 

• Proactivité et esprit d’équipe. 
• Sens du service client et capacité à gérer des situations délicates avec diplomatie. 

3. Compétences professionnelles et techniques 

• Excellente organisation et gestion des priorités. 
• Solides compétences en communication écrite et orale. 
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de gestion immobilière; 

4. Langues  

• Français - Bonne connaissance écrite et orale 
• Anglais – Bonne connaissance écrite et orale 
• Néerlandais – Bonne connaissance écrite et orale 

Rejoindre Vicinity, c’est 

• Travailler avec des collègues expérimentés et bienveillants dans une ambiance détendue. 
• Participer à la croissance d’un portefeuille immobilier de qualité partout en Belgique. 
• Grandir dans une entreprise en pleine expansion avec des projets motivants.  
• Rejoindre un environnement dynamique où l’innovation est encouragée. 

Contact 

Postulez uniquement en envoyant votre CV et votre lettre de motivation à l’adresse job@vicinity.be. Assurez-vous d’inclure “Support administratif Property Management - [Nom Prénom]” dans l’objet de l’e-mail. 

Les candidatures seront traitées en toute confidentialité.